Google Docs realmente ha consolidado su posición como la principal alternativa basada en la nube a Microsoft Word, pero todavía hay muchas personas que no han hecho el cambio. Si eres uno de esos completamente nuevos en el servicio, ¡no te preocupes! Estamos aquí para ayudarlo con una guía para principiantes sobre cómo usar Google Docs.
Hay demasiadas funciones para cubrir en un solo tutorial de Google Docs, pero esto debería proporcionar una base sólida para comenzar. A medida que se sienta más cómodo, descubrirá todo tipo de capacidades únicas, y Google ha estado muy activo al agregar nuevas funciones cada año.
Comenzaremos con los conceptos básicos que todos deben saber, luego tocaremos algunos consejos y trucos más avanzados de Google Docs. ¡Empecemos!
Cómo usar Google Docs: tutorial básico
¿Qué es Google Docs?
Google Docs es un procesador de textos basado en la nube que es una parte integral de la suite ofimática de Google, llamada G Suite. Junto con otros servicios basados en la nube de Google como Google Drive, Hojas de cálculo, Presentaciones y, por supuesto, Gmail, G Suite ofrece una plataforma integral de productividad para empresas y estudiantes por igual.
En muchos sentidos, puede pensar en Google Docs como Microsoft Word de G Suite. Le permite componer y formatear una amplia variedad de documentos, y presenta algunas integraciones ordenadas con Hojas que le permiten agregar rápidamente un gráfico o una tabla desde una hoja de cálculo de Hojas de cálculo de Google. También admite plantillas y complementos para hacerlo aún más versátil para tareas de nicho.
Lo mejor de todo es que Google Docs es completamente gratuito. Todo lo que necesita para usarlo es una cuenta de Google, que es rápida y fácil de configurar.
¿Cómo funciona Google Docs?
Google Docs está completamente basado en la nube, lo que lo hace funcionar de manera diferente a los procesadores de texto tradicionales como Word. En lugar de guardar documentos en su disco duro, los archivos viven en Google Drive.
Esto ofrece una serie de ventajas sobre los procesadores de texto tradicionales, como la edición colaborativa en tiempo real y las copias de seguridad automáticas. También es totalmente multiplataforma, por lo que puede acceder desde cualquier navegador o dispositivo móvil.
Dicho esto, cuando se trata de cómo usar Google Docs, es muy similar a Word u otras alternativas. Tiene la misma cinta de herramientas en la parte superior de la pantalla y los mismos métodos abreviados de teclado que ha estado utilizando durante años. Simplemente accede a su documento en un navegador en lugar de una aplicación independiente.
Cómo crear un nuevo documento
Lo primero que deberá aprender a hacer es crear un nuevo documento. Puede hacerlo desde cualquier navegador de computadora o dispositivo móvil, aunque recomendamos usar una computadora. La mayoría de los pasos e instrucciones en este tutorial de Google Docs se basan en la versión del navegador, que tiene muchas más capacidades.
Para crear un nuevo documento en la web, navegue hasta Sitio web de Google Docs e inicie sesión si aún no lo ha hecho. Luego haga clic cualquiera de las plantillas en la parte superior de la pantalla para crear su documento. La primera plantilla está en blanco, pero las otras tienen propósitos específicos como cartas comerciales o currículums. Si no le gustan los colores o el formato, también se pueden personalizar completamente una vez creados.
En dispositivos móviles, aún puede usar su navegador, pero es más fácil usar la aplicación Google Drive. Solo toca el icono plus en la parte inferior derecha, luego toca Google Docs. De forma predeterminada, tendrá una plantilla en blanco, pero también se guardará automáticamente en la nube para que pueda editarla más tarde.
No importa cómo cree su primer documento, asegúrese de asignarle un nombre en el campo en la parte superior de la pantalla. De lo contrario, es muy fácil perderlo en sus carpetas de Google Drive.
Para los principiantes, primero debes aprender a usar Google Docs en una computadora. Tiene muchas más opciones para formatear sus documentos, además, ya sabe, un teclado real para escribir.
Cómo borrar un documento
Como todo se guarda automáticamente en la nube, es posible crear accidentalmente un archivo vacío en el almacenamiento de Google Drive. Afortunadamente, es tan fácil eliminarlos como crearlos.
En un navegador, todo lo que necesita hacer es encontrar el documento en el Sitio web de Google Docs, haga clic en el tres puntos junto a su nombre, luego haga clic Eliminar. También puede eliminarlo abriendo el documento y luego haciendo clic Expediente y Mover a la papelera.
Tenga en cuenta que una vez eliminados, los archivos aún se pueden encontrar en la carpeta Papelera de Google Drive. A diferencia de Google Photos y Gmail, estos archivos nunca caducan y permanecerán en su carpeta Papelera hasta que la borre manualmente.
Para borrar la papelera y eliminar permanentemente el documento, navegue hasta Papelera de Google Drive, seleccione los archivos y haga clic en el eliminar icono en la parte superior derecha En la ventana emergente de confirmación, seleccione Borrar para siempre y disfruta de tu espacio de almacenamiento liberado.
Cómo usar Google Docs: consejos y trucos avanzados
Cómo usar Google Docs sin conexión
Una de las cosas más aterradoras de pasar a plataformas basadas en la nube es la idea de lo que sucede cuando pierdes tu conexión a Internet. Un corte de corriente o mantenimiento de la red y estás atrapado esperando durante horas hasta que puedas volver a trabajar.
Google es más que consciente de esta preocupación, y Google Docs facilita el acceso o incluso la edición de sus documentos sin conexión. El único inconveniente es que solo funciona en el navegador Chrome y debe iniciar sesión en su cuenta en el navegador. Tenga en cuenta que para los usuarios de Chromebook la tarea ya está hecha y Google Docs funcionará sin conexión desde el primer momento.
Lo primero que debe hacer es asegurarse de tener Extensión de Chrome sin conexión de Google Docs. Es posible que ya esté instalado, pero para verificarlo simplemente haga clic en el enlace y vea si dice Instalar en pc o Eliminar. Una vez hecho eso, navega a tu Configuraciones de Google Drive y marque la casilla junto a Sincronice archivos de Documentos, Hojas de cálculo, Diapositivas y Dibujos de Google a esta computadora para que pueda editar sin conexión.
Esto le permitirá abrir cualquiera de sus archivos en Google Docs sin conexión, pero deberá dar un paso más para poder editarlos y guardarlos. Simplemente clic derecho sobre el documento desea editar sin conexión y alternar el interruptor para Disponible fuera de linea. Aquí están esos pasos nuevamente en breve:
Cómo usar Google Docs sin conexión
- Inicia sesión en tu cuenta Google en un navegador Chrome.
- Instala el Extensión de Chrome sin conexión de Google Docs.
- Navegar a Configuraciones de Google Drive y alternar Sincronice archivos de Documentos, Hojas de cálculo, Diapositivas y Dibujos de Google a esta computadora para que pueda editar sin conexión.
- Haga clic derecho en un documento de Google para editar sin conexión y alternar Disponible fuera de linea.
Cómo verificar el recuento de palabras en Google Docs
Ya sea que prepare una tarea para la escuela o trabaje en un artículo como escritor independiente, el conteo de palabras es importante. Google Docs no solo facilita la verificación del recuento de palabras una vez que haya terminado, sino que también tiene una función para ver el recuento de palabras mientras escribe.
Para verificar el recuento de palabras actual, primero debe abrir el documento de Google que desea verificar. Hacer clic Herramientas en la parte superior de la pantalla, luego El recuento de palabras. Alternativamente, puede usar el atajo de teclado Ctrl + Shift + C.
La ventana emergente mostrará el recuento de páginas actual, el recuento de palabras, el recuento de caracteres y el recuento de caracteres sin espacios. Debajo de eso también encontrarás una palanca para Mostrar el recuento de palabras mientras escribe. Esto dejará un pequeño cuadro en la esquina con un recuento de palabras que se actualiza constantemente, lo que puede ser increíblemente útil para cumplir con los requisitos de palabras sin llenar tu escritura con pelusa una vez que hayas terminado.
Cómo cambiar los márgenes en Google Docs
Hay dos formas de cambiar los márgenes en Google Docs: configuración de todo el documento y secciones específicas. Comencemos con los cambios en todo el documento, que es lo que la mayoría de los usuarios querrán hacer.
El proceso es prácticamente idéntico a Microsoft Word y otros procesadores de texto. Simplemente abra su documento, haga clic en Expediente en la esquina superior izquierda, entonces Configuración de página desde el menú desplegable. Desde aquí, puede cambiar los márgenes en la ventana emergente y establecerlos como predeterminados si desea que todos los futuros Documentos de Google utilicen esta configuración.
Saber cómo cambiar los márgenes en Google Docs para una sección específica es un poco más complicado, pero sigue siendo similar a lo que probablemente estés acostumbrado de otros procesadores de texto. Lo que debe hacer es seleccionar el sección de texto para ajustar, luego haga clic y arrastre triángulos azules en la parte superior de la pantalla Los números que se muestran son la diferencia entre la configuración actual y el margen predeterminado, en lugar de la distancia desde el borde de la página.
¿Cómo compartes y colaboras en Google Docs?
Una de las mayores fortalezas de Google Docs es compartir y colaborar. No solo es fácil compartir documentos con cualquier persona a través de un enlace simple, ambas partes pueden editar el documento al mismo tiempo y todos los cambios son visibles en tiempo real.
Para compartir un documento de Google, primero debe abrir el documento. Desde allí, haga clic en el botón azul grande Compartir en la esquina superior derecha. El cuadro que aparece ofrece dos formas separadas de compartir su documento. El primero es ingresar las direcciones de correo electrónico de todas las personas con las que desea compartir. Si el Notificar a las personas la casilla está marcada, se enviará un correo electrónico a todas las partes notificándoles el cambio y el documento aparecerá en sus carpetas compartidas de Drive.
La configuración predeterminada permite que cualquier persona con la que comparta por correo electrónico edite el documento, pero puede ajustar esto cambiando el menú desplegable en el lado derecho. También puede ingresar un mensaje personalizado para el correo electrónico en el cuadro de texto en la parte inferior.
Más importante aún, la configuración predeterminada también permite que cualquier persona con permisos de edición comparta y cambie los permisos, lo que puede que no desee al compartir con personas en las que no confía por completo. Para cambiar esto, haga clic en el Engranaje de ajustes en la esquina superior derecha y desmarca la casilla Los editores pueden cambiar los permisos y compartir.
La segunda forma de compartir un documento de Google es a través de un hipervínculo que puede enviar a cualquier persona en la web. Tenga en cuenta, sin embargo, que el valor predeterminado Restringido la configuración limitará la accesibilidad solo a las direcciones de correo electrónico con las que ya ha compartido el documento. Al cambiar la configuración a Cualquiera con el link, cualquiera, incluidos aquellos que ni siquiera tienen una cuenta de Google, puede abrir el documento. También puede ajustar los permisos a la derecha para permitir que las personas con el enlace no solo vean el documento sino que también lo comenten o incluso lo editen.
¿Cómo utilizas tachado y subíndice en Google Docs?
Tachado, subíndice, superíndice y otras configuraciones de formato especiales son fáciles de cambiar en Google Docs, aunque algunas están ocultas en el menú. La cinta principal solo tiene botones para el formato en negrita, cursiva y subrayado.
El resto se puede encontrar abriendo el Formato pestaña en la parte superior de la pantalla, luego expandir Texto. Aquí puede ver las seis opciones de formato, así como los atajos de teclado para cada una. También hemos enumerado los atajos de teclado a continuación para su conveniencia.
Cómo usar tachado, subíndice y otro formato especial en Google Docs
- Negrita – Ctrl + B
- Cursiva – Ctrl + I
- Subrayado – Ctrl + U
- Tachado – Alt + Mayús + 5
- Subíndice – Ctrl +,
- Superíndice Ctrl +.
Otras preguntas frecuentes
Si. Todos los documentos de Google son privados y seguros a menos que se compartan explícitamente con otra parte. Si se comparte, el ícono de compartir en la esquina superior derecha de la pantalla con el documento abierto tendrá un ícono diferente.
Sí, Google Docs es completamente gratuito para uso personal. Sin embargo, también hay una versión comercial llamada G Suite Essentials con algunas características adicionales de seguridad y colaboración. No agrega ninguna funcionalidad a Google Docs, pero aumenta el almacenamiento de Google Drive a 100 GB o más, según el plan.
A partir de 2019, Google Docs comenzó a admitir todos los tipos de archivos de Word (.doc, .docx y .dot). Google Docs también se puede guardar en estos formatos, haciendo que los dos sean casi totalmente compatibles.
Sí, Google Docs se puede guardar como PDF abriendo el Expediente pestaña, haciendo clic Descargar, luego seleccionando Documento PDF (.pdf).
